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Comment mieux gérer son temps ?

Le temps..Aujourd’hui près de 7 français sur 10 estiment en manquer. C’est la conclusion de l’ étude de Harris Interactive, réalisée en 2018 sur un échantillon de 1001 personnes âgées de 18 ans et plus.
Dans une société qui va de plus en plus vite, le temps semble pour beaucoup, insaisissable, et source de stress et d’anxiété. Il m’arrive d’ailleurs d’entendre souvent que : 24 heures dans une journée n’est pas suffisant pour tout réaliser.
On dit que le manque de temps est un manque de priorités…je dirai plutôt qu’il est un manque « d’organisation ».
Dans cet article nous allons vous donner 3 conseils pour mieux gérer votre temps; quelque soit votre âge ou votre activité.

La matrice d’Eisenhower

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Eisenhower a été le 34e président des États-Unis, exerçant deux mandats de 1953 à 1961. Durant son mandat, il a lancé des programmes qui ont directement conduit au développement du système d’autoroutes interétatiques aux États-Unis, au lancement d’Internet (DARPA), à l’exploration de l’espace (NASA) et à l’utilisation pacifique de sources d’énergie alternatives (Atomic Energy Act).
Eisenhower avait une capacité incroyable à maintenir sa productivité non seulement pendant des semaines ou des mois, mais aussi pendant des décennies. Sa stratégie de productivité la plus célèbre est connue sous le nom de boîte d’Eisenhower (ou matrice d’Eisenhower) et c’est un outil de prise de décision simple que vous pouvez utiliser dès maintenant.
La matrice d’Eisenhower est une méthode permettant de hiérarchiser vos tâches en fonction de leur urgence. Elle permet de déterminer les activités qui sont importantes et celles qui ne méritent pas du tout votre attention. L’inventeur de la célèbre matrice Eisenhower est Dwight D. Eisenhower
L’une de ses célèbres citations est la suivante : « La plupart des choses urgentes ne sont pas importantes, et la plupart des choses importantes ne sont pas urgentes. »
La stratégie d’Eisenhower pour agir et organiser vos tâches est simple. En utilisant la matrice de décision ci-dessous, vous allez séparer vos actions en fonction de quatre possibilités.
Urgent et important (tâches que vous ferez immédiatement).
Important, mais pas urgent (tâches que vous prévoyez de faire plus tard).
Urgent, mais pas important (tâches que vous déléguerez à quelqu’un d’autre). • Ni urgent ni important (tâches que vous allez éliminer).
Une étude de 2018, publiée dans le Journal of Consumer Research, s’est attachée à examiner comment les gens décident de ce qu’ils vont faire lorsqu’ils sont confrontés à des tâches dont l’urgence et l’importance varient. Au cours de cinq expériences distinctes, les chercheurs ont observé un curieux phénomène; notre attention est attirée par les tâches urgentes plutôt que par celles qui le sont moins, même si ces dernières sont plus gratifiantes. Cette bizarrerie psychologique, baptisée « effet de simple urgence »; explique pourquoi nous sommes si mauvais dans la gestion des tâches et du temps. Nous sommes plus enclins à donner la priorité aux tâches assorties d’une échéance; qu’à celles qui n’en ont pas, quels que soient leurs avantages à long terme.

La Méthode GTD

GTD
Getting Things Done, ou GTD en abrégé, est un système populaire de gestion des tâches créé par le consultant en productivité David Allen. Cette méthode repose sur une vérité simple : plus il y a d’informations en circulation dans votre tête, plus il est difficile de décider de ce qui doit être fait. Par conséquent, vous passez plus de temps à réfléchir à vos tâches qu’à les réaliser. Lorsque les informations s’accumulent dans votre tête, cela entraîne du stress, de l’accablement et de l’incertitude.
La méthode GTD est composée de cinq pratiques simples pour systématiser le désordre dans votre cerveau et faire avancer les choses :
1) Saisissez tout : Saisissez et notez tout ce qui vous passe par la tête. Rien n’est trop grand ou trop petit !. Cela peut prendre du temps de tout collecter, mais de cette façon, votre cerveau aura pris connaissance de tout ce qu’il peut être traité et priorisé pour plus tard vous ne serez plus distraits sur le moment.
2) Clarifiez : Traitez ce que vous avez capturé en étapes d’action claires et concrètes. Hiérarchisez vos taches par ordre d’importance en vous posant cette simple question : Cela prendra-t-il moins de 2 minutes ?
– Le faire : Si la réponse à cette question est oui, il faut le faire immédiatement.
– Le déléguer : Si la réponse est non, demandez-vous : « Suis-je la bonne personne pour faire cela ? » ou « Est-ce que quelqu’un peut faire cela à ma place ? » Selon la réponse, vous pouvez déléguer la tâche.
– Le différer : Si vous avez besoin de faire vous-même le travail et que cela prend plus de deux minutes, vous pouvez le reporter pour plus tard.
3) Organisez : L’heure est venu de vous organiser et de classer vos tâches pour y voir plus clair.
Mettez un calendrier en place avec des dates précises, si vous devez déléguer, déterminez : à qui ? Et quand ? Triez vos tâches le plus possible vous permettre de libérer votre esprit et gagner du temps par de la méthode.
4) Révisez : Examinez, mettez à jour et révisez fréquemment vos listes.
5) Engagez-vous : Mettez-vous au travail sur les choses importantes.
Bien que la méthode GTD nécessite un investissement initial en temps et en énergie pour sa mise en place, elle est rentable si vous l’utilisez régulièrement. Vous n’aurez plus à craindre d’oublier une échéance ou de manquer une tâche importante. Au contraire, vous serez en mesure de répondre calmement aux informations qui vous parviennent et de hiérarchiser votre temps en toute confiance.
Certains comportements très spécifiques mais apparemment banals, lorsqu’ils sont appliqués; produisent la capacité d’exister dans une sorte de spontanéité sophistiquée, qui, selon mon expérience, est un élément clé d’une vie réussie.

 Traquez les « mangeurs de temps » !

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« On ne peut gérer que ce que l’on ne mesure pas… » En effet, si vous souhaitez gagner du temps, il faut savoir ce qui vous en fait perdre.
Une étude publiée en 2018 par PlayUSA; un journal spécialisé dans le digitale et les jeux en ligne révèle que nous perdons en moyenne 1 471 heures (61 jours) devant la télévision par an. Comme si cela ne suffisait pas; les jeux vidéo représentent 382 de ces heures, et les médias sociaux siphonnent 382 heures par an.
Imaginez 2 secondes, tout ce que vous pourriez apprendre de nouveau en 61 jours. L’étude estime d’ailleurs qu’avec seulement 1/3 de ce temps; vous pourriez apprendre une langue couramment en moins de 1 an… Incroyable, non ?
Optez pour pour une application de suivi de temps. Un petit tour sur Google et vous trouverez un nombre incalculable d’outils; vous permettant de mesurer précisément le temps que vous passez à une tâche dans une journée.
En utilisant le suivi du temps, vous avez une image claire de la façon dont vous passez votre temps; de la quantité de travail que vous consacrez aux différents projets et de ce que vous avez réellement gagné.
Grâce à des statistiques précises, vous pouvez mieux optimiser votre temps. Si vous utilisez un système de suivi du temps; vous serez également plus enclin à utiliser systématiquement d’autres techniques de gestion du temps.

En somme, le gain de temps est un élément essentiel à votre vie. La lecture rapide est ce sens un excellent outil pour y parvenir. Mais avant de vous lancer, vous devez tout d’abord tester vos capacités de lecture !

 

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Steve expert et coach en lecture rapide

Steve, auteur de l'article

Steve est l’auteur du best-seller « Karma-Sutra ».
En tant qu’entraîneur de l’équipe nationale française de lecture rapide, son palmarès compte 3 médailles d’or d’affilée aux Championnats du Monde. Steve et sa formation « Boosteur d’Excellence » sont désormais les références mondiales dans l’apprentissage et la pratique de la lecture rapide.

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